Episode 107/2017: Dokumentenmanagement

Die letzten Tage genutzt und einige Stunden mit Recherche für ein halbwegs brauchbares Dokumentenmanagementsystem zugebracht, denn:

Irgendwann ist die Strategie für Papierdokumente mit unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten ziemlich optimiert und ausgereizt; danach wünscht man sich dann bald weitergehende Vorteile eines digitalen Systems. Vorteile, die gleichzeitig einem Teil meiner Anforderungen entsprechen:

  • Texterkennung (OCR) bei gescannten oder abfotografierten Dokumenten bzw. Fotos
  • gute Ordnungs- und Klassifizierungsmöglichkeiten (Gruppen, Kategorien, Tags, Dokumententypen, Labels)
  • gute Import- und Exportmöglichkeiten
  • Volltextsuche mit Gewichtung
  • Intelligente Gruppen basierend auf Regeln
  • Dokumente bearbeiten vereinen können (z.B. Bilder rotieren, Texterkennung, danach in durchsuchbares PDF umwandeln)
  • Synchronisierung auf alle im Einsatz befindlichen Computer

Von den verschiedenen Tools, die ich mir angesehen habe, stach für einfachere Anwendungsfälle „Paperless“ heraus, das es in der aktuellen Version für ca. 40 Euro im AppStore gibt. Es wirkt minimalistisch, aber durchdacht. Es könnte sich tatsächlich für viele einfachere Anwendungsfälle eignen, wenn einfach nur eine gewisse Grundordnung ins Chaos zu bringen das oberste Ziel ist. Was mich beeindruckt hat war die Report-Funktion, die überraschend die Gesamtsumme der Bruttowerte von einem Haufen Rechnungen aus dem Jahr 2016 fehlerfrei berechnet hat. Auch für Adhoc-Notizen bietet es entsprechende Funktionen an.

Aktuell tendiere ich aber zu einer Lösung von DEVONthink. Die oben genannten Anforderungen deckt es alle ab. Die Software wirbt auch mit eingebauter künstlicher Intelligenz, vermutlich ein aufgebohrter Klassifizierungs-Algorithmus (Hust, Update 23:09 Uhr: Little did I know), der z.B. zur Autoklassifizierung bei einem (Massen-)Dokumentenimport benutzt werden kann; oder zum Entdecken von Querverbindungen zwischen Dokumenten, die sich aus den Textkorpi ergeben („Siehe auch“-Funktion nach Relevanz). Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Varianten der Software mit aufsteigendem Preis nach Leistungsumfang, von ca. 47 Euro bis 142 Euro. Es lassen sich auch RSS-Feeds, E-Mails, Textfragmente oder Websites archivieren, dafür stehen diverse Plugins für Webbrowser oder Apple-Scripts zur Automatisierung  zur Verfügung. PDF-Dokumente lassen sich mit Anmerkungen versehen oder deren Schlüsselwörter nach Frequenz, Länge und Gewicht anzeigen. Die teuerste („Office-„)Variante hat die bekannte Engine von ABBYY FineReader zur Texterkennung integriert und kann den Zugriff auf die Datenbank(en) über einen Webserver bereitstellen – interessant für die Arbeit im Team und sei es nur zu Recherchezwecken.

Was bei mir beiden Produkten noch aufgefallen ist: Sieht so aus, als würde schon seit längerem (Mitte 2016) an jeweils einem neuen Major-Release gearbeitet. Wer also ein Händchen dafür hat (hust), Software stets 3 Tage vor dem neuen Release zu kaufen, sei gewarnt.

Mal sehen, was die nächsten Tage des Testzeitraums an neuen Erkenntnissen liefern.

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